Z jakich elementów składa się księga przychodów i rozchodów?

Każda działalność gospodarcza wiąże się z koniecznością prowadzenia księgowości i zgodnego z przepisami rejestrowania wszystkich zdarzeń gospodarczych, w jakich uczestniczy firma. Podstawowymi celami prowadzenia księgowości jest zapewnienie możliwości ustalenia podstawy opodatkowania dzięki uwzględnieniu uzyskiwanych przychodów oraz kosztów z nimi związanych, a także dostarczanie informacji o kondycji finansowej firmy oraz pozwalanie na efektywne zarządzanie finansami. 

W zależności od formy prawnej, w jakiej działa przedsiębiorca oraz wielkości uzyskiwanych przychodów istnieje możliwość korzystania z ułatwień w postaci księgowości uproszczonej, w tym  prowadzenia księgi przychodów i rozchodów lub jedynie ewidencji przychodów albo obowiązek założenia ksiąg handlowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Przyjrzyjmy się bliżej temu, kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, sprawdźmy, z jakich elementów się ona składa oraz zobaczmy, jakie są podstawowe zasady dokonywania w niej wpisów.

 

Kto może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Zgodnie z przepisami istnieją dwie podstawowe formy prowadzenia księgowości. Podstawową jest tzw. księgowość pełna, w ramach której zakłada się księgi handlowe obejmujące kilka najważniejszych części składowych. Będzie to księga główna, gdzie na kontach utworzonych według przygotowanego planu kont zapisuje się poszczególne zdarzenia gospodarcze, księga pomocnicza, gdzie wprowadza się zapisy dotyczące rozliczeń na kontach dodatkowych – związane z operacjami na środkach trwałych, imienną ewidencją wypłacanych wynagrodzeń, transakcjami z kontrahentami firmy, a ponadto zakupami i sprzedażą, jak również kosztami oraz operacjami łączącymi się z wpłatami i wypłatami gotówkowymi. W księgowości pełnej konieczny będzie też dziennik służący do chronologicznego zestawiania wszystkich zdarzeń, a także zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. Niezbędne jest prowadzenie inwentarza, będącego wykazem składników należących do aktywów i pasywów firmy. Drugą możliwością jest prowadzenie księgowości uproszczonej, kiedy to zamiast wszystkich elementów wchodzących w skład ksiąg handlowych prowadzi się jedynie podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję środków trwałych.

Do prowadzenia pełnych ksiąg handlowych są zobowiązane wszystkie spółki prawa handlowego – zarówno kapitałowe, a więc spółki akcyjne oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak i spółki osobowe, np. komandytowe. Wszystkie pozostałe podmioty mogą prowadzić pełną księgowość, jednak przepisy dają tu również możliwość wyboru księgowości w formie uproszczonej. Na założenie i prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą się dobrowolnie zdecydować osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne działające na podstawie Kodeksu cywilnego, spółki jawne oraz spółki partnerskie. W przypadku tych podmiotów musi być jednak spełniony dodatkowy warunek w postaci nieprzekroczenia progu przychodu stanowiącego równowartość 2 000 000 euro, po średnim kursie NBP z 1 października ubiegłego roku.

Księgę przychodów i rozchodów prowadzą także osoby wykonujące działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych oraz umów na warunkach zlecenia. Do prowadzenia księgi są zobowiązane ponadto osoby duchowne, które podjęły decyzję o rezygnacji z prawa do bycia objętym zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Podatkową księgę przychodów i rozchodów mogą założyć także osoby zajmujące się działami specjalnymi produkcji rolnej.

Warto pamiętać, że w przypadku prowadzenia księgowości w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedsiębiorca może być objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo podatkiem liniowym. Osoby, które płacą tzw. podatek ryczałtowy, rozliczają się na podstawie ewidencji przychodów natomiast będący na tzw. karcie podatkowej nie muszą zakładać księgi podatkowej.

 

Jak jest zbudowana księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona zarówno w wersji elektronicznej – pliku w dowolnym programie, np. arkuszu kalkulacyjnym czy edytorze tekstu albo specjalnie przeznaczonym do tego programie komputerowym – jak i w wersji papierowej, gdzie dokonuje się wpisów w zbroszurowanej ewidencji z ponumerowanymi kolejnymi kartami. Każda karta księgi składa się z tabeli oraz nagłówka służącego do określenia przedsiębiorcy, którego dotyczy. W tabeli znajduje się 17 ponumerowanych kolumn, w których w kolejnych rzędach zamieszcza się dane opisujące konkretne zdarzenie gospodarcze.

W kolumnie 1 wpisuje się numer porządkowy nadawany przez prowadzącego dokumentację. Powinien nim być opatrzony również dowód księgowy, na podstawie którego jest dokonywany dany wpis, a więc faktura, rachunek, umowa czy dowód wewnętrzny. W kolumnie 2 należy umieścić datę zdarzenia gospodarczego, którego dotyczy zapis. Trzeba pamiętać, że zapisy w księdze powinny być zamieszczane w kolejności chronologicznej, niezwłocznie po zajściu zdarzenia, a przy korzystaniu z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej po zamknięciu zapisów za dany dzień. W kolumnie 3 umieszcza się numer dowodu księgowego, na podstawie którego jest dokonywany zapis. W przypadku dowodów zewnętrznych będą to oznaczenia nadane przez wystawiającego, przy dowodach wewnętrznych – określone w czasie ich sporządzania. W kolumnie 4 należy podać firmę kontrahenta – nazwę w przypadku spółek, imię i nazwisko w przypadku osoby fizycznej, albo przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. W kolumnie 5 należy zawrzeć dane adresowe kontrahenta.

W dalszych kolumnach księgi znajdą się szczegółowe informacje o zdarzeniu gospodarczym łącznie z kwotami, które są z nim związane. W kolumnie 6 znajdzie się krótki opis zdarzenia gospodarczego. W kolumnach od 7 do 9 należy wpisać informacje na temat uzyskanego przychodu, o ile taki był charakter zdarzenia. W kolumnie 7 będzie to kwota netto wynikająca z dokonanej transakcji. W kolumnie 8 znajdą się pozostałe przychody – mogą to być np. kwoty ze sprzedaży składników majątku czy odsetek bankowych. W kolumnie 9 wpisuje się sumę z tego samego wiersza kolumny 7 i 8, wówczas, gdy przy jednym zdarzeniu pojawiły się oba rodzaje przychodu. Kolumna 10 służy do zapisywania kwot wydatkowanych na zakup towarów handlowych, a zatem przeznaczonych do odsprzedaży w stanie niezmienionym – np. sprzedawanych w prowadzonym sklepie, firmie handlowej czy hurtowni. Tu zapisuje się też wydatki na materiały, którymi są surowce wykorzystywane przy produkcji albo świadczeniu usług. Mogą to być np. drewno w zakładzie stolarskim czy produkty spożywcze przy prowadzeniu restauracji. W kolumnie 11 znajdą się uboczne koszty zakupu – będzie to m.in. koszt transportu, opłaty związane z ubezpieczeniem, przechowywaniem czy rozładunkiem.

Kolumny od 12 do 15 są używane do księgowania wydatków, w tym wynagrodzeń i innych kosztów. W kolumnie 12 umieszcza się kwoty wypłaconych wynagrodzeń brutto, a zatem łącznie z zaliczkami na podatek dochodowy odprowadzany przez pracodawcę oraz składkami ubezpieczeniowymi. Mogą to być zapisy dokonywane na podstawie listy płac, rachunków, umów czy pokwitowań. W tej kolumnie księguje się zarówno wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, jak i umów cywilno-prawnych, a więc zleceń czy umowy o dzieło. W kolumnie 13 umieszcza się koszty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością. Będą to m.in. opłaty za usługi telekomunikacyjne, zużywane media, wywóz nieczystości, a także czynsz za lokal. W kolumnie 14 sumuje się wydatki z tego samego wiersza kolumny 12 i 13, jeśli dotyczą tego samego zdarzenia. W kolumnie 15 są wpisywane zdarzenia, które nie będą umieszczone w pozostałych kolumnach. Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej i rozbita na dwie części – dotyczącą opisu poniesionego wydatku oraz jego wartości. Do kolumny 16 trafiają wydatki zdefiniowane w art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ostatnia 17 kolumna księgi służy wpisywaniu uwag związanych z dokonanym w danym wierszu zapisem.

 

Jakie są zasady dokonywania wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Dokonywanie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odbywa się na takich zasadach jak przy prowadzeniu pełnej rachunkowości. Wszystkie zdarzenia muszą być opisane poprawnie tzn. nie zawierać błędów i pomyłek, ponieważ nie pozwalają one na ustalenie stanu faktycznego i obniżają rzetelność księg. Podawane dane powinny również być kompletne, co znaczy, że wymaga się, by zawierały wszystkie niezbędne informacje dokładnie charakteryzujące konkretne zdarzenie gospodarcze. Konieczne będzie również zagwarantowanie sprawdzalności zapisów – konieczne będzie, aby były w pełni zgodne z dowodami księgowymi, na podstawie których ich dokonano, zarówno, jeśli chodzi o przebieg zdarzenia i jego charakter, jak i kwoty związane z całą transakcją. Wszystkie wpisy powinny być również dokonywane w porządku chronologicznym i znaleźć się w księdze najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w kolejnym dniu.

Warto pamiętać, że jednym z podstawowych celów prowadzenia księgi przychodów i rozchodów jest możliwość poprawnego rozliczania należności podatkowych z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. O możliwości uznania poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu nie decyduje więc sam fakt umieszczenia go w wybranej pozycji księgi, a jego charakter oraz przepisy zawarte w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przedsiębiorca powinien więc albo dysponować fachową wiedzą w tym zakresie, albo zdecydować się na powierzenie prowadzenia księgi przez doświadczone biuro rachunkowe, ponieważ konsekwencje ewentualnej pomyłki mogą okazać się dotkliwe. Nie należy też zapominać, że wprawdzie na potrzeby podatku VAT jest konieczna oddzielna ewidencja, to sposób rozliczania tego podatku ma znaczenie dla zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. O ile w przypadku sprzedaży w księgach zawsze umieszcza się przychód netto, o tyle, jeżeli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, to w kosztach działalności ujmuje wydatki netto, jeśli jest zwolniony od płacenia tego podatków, to zakupy związane z ponoszeniem kosztów podatkowych wpisuje w cenach brutto.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów łączy się także z prowadzeniem ewidencji środków trwałych – bardzo rzadko zdarzają się przypadki, w których przedsiębiorca nie korzysta z żadnych przedmiotów, maszyn czy urządzeń zaliczanych do tej kategorii. Z prowadzeniem ewidencji środków trwałych wiąże się jednak konieczność ustalania stawek amortyzacyjnych oraz dokonywania amortyzacji i umieszczania odpowiednich zapisów jej dotyczących w księdze przychodów i rozchodów. W księdze są także ujmowane rozliczenia dotyczące ubezpieczeń społecznych przedsiębiorcy.

Choć dokonywanie zapisów w księdze przychodów i rozchodów jest znacznie prostsze, niż w przypadku prowadzenia pełnej księgowości, to wymaga sporej wiedzy oraz znajomości obowiązujących przepisów podatkowych, ich interpretacji przez ograny skarbowe oraz orzecznictwa sądów w sprawach dotyczących podatków. Prowadzenie księgi najbezpieczniej będzie więc powierzyć doświadczonej firmie księgowej, która może również zajmować się prowadzeniem rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz prowadzić sprawy pracownicze firmy.

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej. Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.