Nota korygująca do oryginału czy duplikatu faktury VAT?
Prawdopodobnie wszystkie osoby prowadzące własną działalność gospodarczą zdają sobie sprawę z tego, że do błędnej faktury należy wystawić notę korygującą. Dla wielu z nich problematyczna jednak okazuje się sytuacja, gdy do danej faktury został wystawiony duplikat – również z błędami. Co zrobić w tym przypadku? Czy nota korygująca powinna być wtedy wystawiona do oryginału, czy może do duplikatu?
Kiedy wystawia się duplikat faktury?
Duplikat faktury wystawia się tylko wtedy, gdy oryginalna faktura zaginie lub zostanie zniszczona. Jest on identyczny jak dokument oryginalny, dodatkowo jednak posiada zapis „DUPLIKAT Z DNIA …”. Ponieważ z założenia duplikat jest jedynym istniejącym dokumentem, notę korygującą wystawia się do niego. Trzeba jednak pamiętać, by wskazać w niej informację o duplikacie i dacie jego wystawienia. Kolejną istotną rzeczą jest to, że nota korygująca może służy do poprawiania niewielkich błędów na fakturze, np. daty jej wystawienia, nazwy towaru czy adresu kontrahenta. W przypadku istotnych błędów, np. w cenie towaru, stawce podatku czy wysokości rabatu, konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
Co jeszcze trzeba wiedzieć o nocie i fakturze korygującej?
Faktura korygująca jest dokumentem nadrzędnym wobec noty korygującej. Oznacza to, że fakturą korygującą można znieść również te same błędy, co notą korygującą, lecz notą nie można znieść tych, które wymagają wystawienia faktury korygującej. W razie wątpliwości co do tego, jaki dokument należy wystawić w danym przypadku, warto skorzystać z pomocy biura świadczącego usługi rachunkowe. Jeśli chodzi o notę korygującą, warto wiedzieć, że druga strona transakcji ma na jej zaakceptowanie 14 dni. Jeśli w tym czasie nie odniesie się do niej (po przesłaniu dokumentu mailem lub pocztą tradycyjną), można uznać, że wyraził on tzw. milczącą akceptację noty korygującej. Dobrą praktyką jest jednak przypomnienie drugiej stronie o tej zasadzie.