Jak wyprowadzić firmę z zaległości księgowych?

Prowadzenie księgowości jest konieczne przy prowadzeniu firmy działającej w każdej przewidzianej przez przepisy formie prawnej. „Duże” przedsiębiorstwa na ogół są zakładane jako spółki prawa handlowego, co sprawia, że są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości w oparciu o Ustawę o rachunkowości. „Mniejsze” – np. jednoosobowe działalności gospodarcze lub spółki cywilne – mogą wybierać różne uproszczone formy księgowania. W takim przypadku w grę wchodzi Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów przy opodatkowaniu na zasadach ogólnych lub Ewidencja przychodów w przypadku płacenia podatku ryczałtowego.

Zarówno w przypadku pełnej księgowości, jak i form uproszczonych wskazane będzie skorzystanie z usług doświadczonego księgowego. Niestety niektórzy przedsiębiorcy decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg albo na zlecenie tego zadania komuś, kto nie do końca orientuje się w obowiązujących zasadach. Takie postępowanie często kończy się problemami z urzędem skarbowym i zwykle wymaga starannego wyprowadzania zaległości księgowych, które powstają w efekcie takiego działania. Zobaczmy, co może być ich powodem, jakie nieprzyjemności mogą spotkać przedsiębiorcę i sprawdźmy, w jaki sposób można temu zaradzić.

 

Skąd się bierze nieporządek w księgach i czy należy się go obawiać?

Prowadzenie działalności gospodarczej zwłaszcza na początku istnienia firmy wiąże się z koniecznością pokrywania wielu wydatków. Przedsiębiorca musi zapewnić sobie lokal, zgromadzić odpowiednie wyposażenie, kupić towary i potrzebne surowce, a często też podpisywać umowy z dostawcami wymagające wpłacania zaliczek. Wszystko to sprawia, że szukanie oszczędności staje się priorytetem. Często jako obszar, w którym można nieco zaoszczędzić, jest wybierana księgowość. Zasady prowadzenia jej w uproszczonych formach wydają się proste, podobnie jak wyliczanie podatków i składek. Niestety po pewnym czasie okazuje się – jeśli firma ma szczęście to nie podczas kontroli z urzędu skarbowego – że w dokumentacji księgowej są poważne braki, a rozliczenia podatkowe budzą wiele wątpliwości. Taka sytuacja może się zdarzyć także w większych firmach, które zdecydowały się na powierzenie swej obsługi księgowej komuś, kto nie jest profesjonalnym księgowym.

Zwykle dość szybko okazuje się, że nawet z pozoru nieskomplikowana Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów nie jest aż tak łatwa do prowadzenia, a w dodatku wymaga także wypełniania dodatkowych ewidencji. Rozliczenia podatkowe także są dość trudne, zwłaszcza że w wielu przypadkach problemem jest już samo zakwalifikowanie wydatku do kosztów czy określenie prawidłowej stawki VAT. Ciągłe i szybkie zmiany przepisów, a także coraz to nowe interpretacje już istniejących także nie ułatwiają zadania. Poza tym trzeba nieustannie na bieżąco śledzić sytuację, a w razie nakładania kolejnych obowiązków właściwie reagować. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami księgi rachunkowe – także te uproszczone – muszą być prowadzone według ściśle określonych zasad. Wszystkie zapisy muszą być zgodne ze stanem faktycznym i w pełni odzwierciedlać zdarzenia gospodarcze, których dotyczą. Po zapoznaniu się z dokumentacją każdy powinien mieć jasność co do sytuacji, w jakiej znajduje się firma, stanu jej zobowiązań podatkowych oraz kondycji. Zapisów księgowych trzeba dokonywać na podstawie odpowiednich dowodów księgowych – rachunków, faktur, dowodów wpłaty, potwierdzeń przelewów lub prawidłowo sporządzonych dowodów wewnętrznych.

Księgi rachunkowe powinny też być prowadzone rzetelnie, co oznacza, że mogą się w nich znaleźć tylko zapisy dotyczące zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce oraz odzwierciedlać w pełni ich charakter. Ważnym kryterium jest poprawność ksiąg, oznaczająca, że niedopuszczalne są w nich jakiekolwiek błędy. Zapisy w księgach muszą być kompletne, a zatem podawać wszystkie istotne dane o konkretnym zdarzeniu. Liczy się terminowość dokonywania wpisów, istotne jest zachowanie porządku chronologicznego. Informacje powinny być umieszczane w księgach niezwłocznie po przeprowadzonej operacji gospodarczej i wystawieniu dowodu księgowego. Nie można także zapominać o sprawdzalności zapisów – ich treść powinna odpowiadać informacjom widniejącym na dowodach księgowych, na podstawie których powstały.

Powstanie zaległości w księgach, a zatem zwykle również nieprawidłowe naliczanie podatku czy jego nieterminowe płacenie powoduje, że przedsiębiorca jest narażony na odpowiedzialność karno-skarbową. Może się ona wiązać z niezapłaceniem podatku w odpowiedniej wysokości lub terminie, niezłożeniem odpowiednich dokumentów i wymaganych deklaracji, ale również błędnymi wyliczeniami zobowiązania czy bałaganem panującym w dokumentacji księgowej. Kary, jakie mogą spotkać osobę prowadzącą działalność gospodarczą, są różne i zależą od rodzaju i skali przewinienia. Wszystkie zaległości lub niedopłaty łączą się z koniecznością wpłacenia należnych kwot wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę. W niektórych przypadkach w grę wchodzi jednak także grzywna uzależniona od rodzaju konkretnego naruszenia przepisów. Nie należy zapominać, że niektóre nieprawidłowości mogą spowodować nawet karę ograniczenia wolności.

 

Co można zrobić, by wyprowadzić zaległości i uniknąć dotkliwych kar?

Działania, które muszą być podjęte w ramach wyprowadzania firmy z zaległości księgowych, mogą mieć różną skalę i zależeć od ich charakteru. Najczęściej wiąże się to z uzupełnieniem zapisów w księgach oraz założeniem odpowiednich ewidencji, jeśli ich nie ma. Dodatkowymi czynnościami będzie zazwyczaj także skorygowanie błędnych zapisów czy odtworzenie zgubionych dowodów księgowych, o ile jest to w konkretnej sytuacji możliwe. Wśród zadań łączących się z uzupełnianiem zaległości będzie sprawdzenie poprawności wyliczeń podatkowych i ustalenie, czy wpłacane kwoty podatku były właściwe.

Jeżeli okaże się, że zobowiązania podatkowe zostały ustalone nieprawidłowo, konieczne będzie dopłacenie różnicy wraz z odsetkami. Nie obejdzie się także bez korekt deklaracji podatkowych – wypełnienia ich we właściwy sposób i w takiej postaci przekazanie do urzędu skarbowego. Warto pamiętać, że w przypadku złego rozliczania kosztów czy przychodów niezbędna będzie korekta dotycząca wszystkich związanych z tym podatków, zarówno dochodowego, jak i podatku VAT. Jeśli błędy dotyczą wypłacanych wynagrodzeń, korekta będzie się łączyła z koniecznością dopłaty do potrącanych zaliczek.

Warto wspomnieć, że w przypadku poważnych nieprawidłowości istnieje możliwość uniknięcia odpowiedzialności karnej pod warunkiem złożenia tzw. czynnego żalu. Jeśli zaniedbania są dość duże, a z ich zakresu może wynikać niebezpieczeństwo potencjalnie groźnych następstw, odpowiednie oświadczenie połączone z wpłatą należności, może uchronić podatnika przed znacznie większymi kłopotami. Warunkiem skorzystania z takiej możliwości jest jednak wykrycie problemów i ich skorygowanie przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy.

Wyprowadzanie zaległości podatkowych może być dość skomplikowane i czasochłonne. Szczególnie wiele problemów pojawia się w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma pełnego obrazu sytuacji i nie może wskazać okresu, jakiego dotyczą czy typu zdarzeń, które mogły je spowodować. Trudne jest także „prostowanie” spraw, które nawarstwiały się przez lata. Takie zadanie powinno się zlecać doświadczonemu biuru księgowemu, ponieważ skala pracy i jej skomplikowanie wymaga bardzo wysokich kompetencji zawodowych. Najlepszym sposobem na unikanie takich sytuacji jest zdecydowanie się na zlecenie prowadzenia ksiąg sprawdzonej firmie księgowej już od pierwszych dni wykonywania działalności gospodarczej.

W naszym Serwisie używamy plików cookies. Korzystając dalej z Serwisu, wyrażasz zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z Polityką prywatności. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, w każdej chwili można ją cofnąć poprzez zmianę ustawień dotyczących plików „cookies” w używanej przeglądarce internetowej. Kliknij „Akceptuję”, aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.